Bij de productie hangt de stabiliteit van de productkwaliteit grotendeels af van de operationele consistentie. Als elke werknemer anders werkt, zal de productkwaliteit uiteraard variëren. Een aantal LVL-fabrieken (Leadership in Manufacturing) in China gebruiken het eenvoudige maar effectieve instrument van 'werkinstructies' om ervoor te zorgen dat elke werknemer 'de norm volgt', waardoor een stabiele en betrouwbare productkwaliteit wordt gegarandeerd.
1. De 'onzekerheid' van op ervaring-gebaseerde operaties
'Oude Zhang doet dit proces het beste; hij zou het met zijn ogen dicht kunnen doen.' Dit is een veel voorkomend gezegde in veel fabriekswerkplaatsen.
Maar er doen zich problemen voor: wat gebeurt er als Old Zhang met pensioen gaat? Hoe lang zal het duren voordat nieuwe werknemers het niveau van Old Zhang bereiken? Waarom doet Old Zhang hetzelfde proces goed, maar heeft Young Li problemen?
- De nadelen van 'op ervaring-gebaseerde werking' liggen voor de hand:
- Productkwaliteit hangt af van individuele vaardigheden, niet van systemische zekerheid.
- Het opleiden van nieuwe medewerkers duurt lang en is langzaam onder de knie te krijgen.
- Grote verschillen in werking leiden tot aanzienlijke kwaliteitsschommelingen.
- Het is moeilijk om de oorzaak van problemen te achterhalen.
"Vroeger vertrouwden we op meestervaklieden die leerlingen opleidden", zei een fabrieksmanager. "De leerling deed precies wat de meester leerde. Maar de methode van elke meester kon anders zijn, wat resulteerde in een onstabiele productkwaliteit."
2. De geboorte van ‘werkinstructies’
Om dit probleem aan te pakken, zijn sommige fabrieken begonnen met het opstellen van 'werkinstructies'- waarin de standaardwerkprocedures voor elke functie werden opgeschreven en getekend, zodat elke werknemer een duidelijke handleiding kreeg.
- Geïllustreerd: Elke bedieningsstap gaat vergezeld van een foto of diagram, waardoor het voor werknemers gemakkelijk te begrijpen is. Tekst dient slechts als aanvullende toelichting.
- Etikettering van belangrijke parameters: De belangrijkste parameters voor elke stap (temperatuur, druk, tijd, afmetingen) zijn duidelijk gelabeld, zodat werknemers kunnen werken volgens parameters en niet op basis van intuïtie.
- Voorzorgsmaatregelen: Veel voorkomende foutieve punten in elke stap worden op een prominente manier benadrukt. "Let op: De temperatuur in deze stap mag niet hoger zijn dan XX graden Celsius, anders leidt dit tot een slechte hechting."
"Onze werkinstructies zijn kort", aldus een productiebegeleider. "Elk proces is slechts 1-2 pagina's lang, met foto's en belangrijke parameters. Nieuwe werknemers kunnen leren hoe ze het moeten doen nadat ze het één keer hebben gelezen."
3. Zorgen voor ‘volgende normen’
Hoe kunnen we, nu er werkinstructies zijn opgesteld, ervoor zorgen dat werknemers ‘de normen volgen’? Sommige fabrieken hebben de volgende maatregelen genomen:
- Pre-training: nieuwe werknemers moeten de werkinstructies voor hun toegewezen functie bestuderen en slagen voor een praktijkexamen voordat ze met hun werk beginnen.
- Controles ter plaatse--: Kwaliteitsinspecteurs of teamleiders voeren willekeurige controles uit op de activiteiten van werknemers en verifiëren de naleving van de werkinstructies.
- Bedrijfsgegevens: Bedrijfsparameters (temperatuur, tijd, druk, enz.) voor elk belangrijk proces moeten worden vastgelegd voor traceerbaarheid.
- Regelmatige updates: Als er betere werkwijzen worden ontdekt, worden de werkinstructies onmiddellijk bijgewerkt en worden werknemers omgeschoold.
"We hebben een 'Operational Consistency Check'-systeem", zegt een kwaliteitscontrolemanager. "Elke week controleren we willekeurig verschillende posities om te zien of de activiteiten van de werknemers in overeenstemming zijn met de werkinstructies. Eventuele afwijkingen worden ter plekke gecorrigeerd en gerapporteerd tijdens de pre-ploegvergadering."
4. De waarde van ‘werkinstructies’
De veranderingen die werkinstructies teweegbrengen zijn tastbaar:
- Nieuwe werknemers leren snel: voorheen hadden nieuwe werknemers een aantal maanden training met een mentor nodig voordat ze zelfstandig konden opereren. Nu kunnen ze, met werkinstructies en praktische training-, binnen één tot twee weken leren.
- Minimaal vluchtige kwaliteit: consistente werkwijzen voor elke werknemer leiden uiteraard tot een stabiele productkwaliteit.
- Traceerbare problemen: Wanneer zich problemen voordoen, kunnen de werkinstructies en bedieningsgegevens worden vergeleken om snel de oorzaak van het probleem te achterhalen.
- Continue verbetering: Werkinstructies zijn niet statisch; betere methoden kunnen snel worden ontdekt en bijgewerkt, waardoor continue verbetering mogelijk is.
“Voorheen fluctueerde het slagingspercentage enorm”, zegt een kwaliteitsbegeleider. "Nu is het veel stabieler en zijn de klachten van klanten afgenomen. De werkinstructies, hoe simpel ook, hebben een aanzienlijk effect gehad."
5. Van ‘Werkinstructies’ naar ‘Kwaliteitscultuur’
Werkinstructies zijn slechts een hulpmiddel; het belangrijker aspect is de ‘kwaliteitscultuur’ erachter:
Respect voor normen: Werknemers beseffen dat "het volgen van de normen" geen beperking is, maar de basis voor het waarborgen van de productkwaliteit.
Proactieve verbetering: Werknemers 'volgen niet alleen de regels', maar denken ook na over 'of er betere methoden zijn' en bieden proactief suggesties voor verbetering.
Teamsamenwerking: Teamleden herinneren elkaar eraan en controleren elkaar om ervoor te zorgen dat iedereen volgens de normen werkt.
“Ons doel is niet om werknemers in robots te veranderen”, zei een fabrieksmanager, “maar om elke werknemer te laten begrijpen ‘waarom we het op deze manier doen’, en vervolgens bewust volgens de normen te handelen. Wanneer werknemers intern de norm accepteren, is kwaliteit gegarandeerd.”
Werkinstructies zijn niet een of ander geavanceerd managementinstrument, maar een eenvoudige methode om 'goede praktijken vast te stellen'. Wanneer LVL-fabrieken in China bereid zijn tijd te besteden aan het opschrijven, uittekenen en aanleren van de standaardwerkprocedures voor elke functie aan elke werknemer, stellen ze niet alleen operationele ‘normen’ vast, maar ook een ‘bottom line’ voor kwaliteit. Deze benadering van ‘kwaliteit beheren met normen’ vormt de basis voor een stabiele en betrouwbare Chinese productie.
